Lesezeit: ca. 8 Minuten
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veröffentlicht: 20.06.2023
zuletzt aktualisiert: 28.12.23
AutorIn: Frédéric Erben
Das Fundament: Nachvollziehbare Informationen
Entlastung durch Firmen- und Mitarbeiterbescheinigungen
Definition Unbedenklichkeit: Zeugnis für rechtskonformes Handeln
Qualifiziert oder nicht qualifiziert? Was darüber entscheidet
Wo und Wie - Arten und Aussteller von Unbedenklichkeitsbescheinigungen
Weitere Bescheinigungen (Negativ- und Enthaftungsbescheinigung)
Von der Planung bis zur schlüsselfertigen Abnahme Ihres Bauprojektes: Sind Nach- und Subunternehmen mit von der Partie, müssen Sie als Generalunternehmer den Durchblick behalten und sämtliche Leistungsschritte überwachen. Dabei geht es längst nicht nur um die termintreue und investitionssichere Umsetzung. Klar ist: Als Generalunternehmer haften Sie zusätzlich zum Mindestlohn auch bei sozialversicherungsrechtlichen Versäumnissen, wie ein selbstschuldnerischer Bürge, aller Nach-, Sub- und Sub-Subunternehmern. Hochbrisant also die Frage: Wie kann ich mich im Ernstfall als Generalunternehmer bestmöglich entlasten?
DEXEVO – seit über 10 Jahren Experte & Partner, wenn es um rechtssicheres digitales Nachunternehmer-Management in der Bauindustrie geht. Als führender Anbieter finden wir gemeinsam mit Generalunternehmern und Nachunternehmen kluge Lösungen. Solche, die dauerhaft stabil funktionieren und den aktuellen Entwicklungen der Bau-IT-Systemlandschaft Rechnung tragen.
Digitalisierung bedeutet für uns, aufwendige und repetitive Tätigkeiten zu automatisieren. Dabei immer im Fokus: Der Schutz Ihrer sensiblen Daten. Wir erfüllen sämtliche Anforderungen der DSGVO, dank definierbarer Löschfristen und umfangreicher Berechtigungskonzepte. Und damit unbemerkte Daten-Manipulation keine Chance hat, stellen wir die Nachverfolgbarkeit aller Daten-Transfers und Änderungen durch unseren Changelog sicher.
Gegen Compliance-Verstöße in den Nach- und Subunternehmerketten kann eine systematische Vorgehensweise im Nachunternehmer-Management (NUM) - helfen. Diese besteht aus der Prüfung und Bewertung, auch „Plausibilisierung“ genannt, der Nach- und Subunternehmer anhand einer Vielzahl behördlicher Bescheinigungen. Dieses Thema stellen wir Ihnen demnächst separat vor.
Darüber hinaus ist im Baugewerbe insbesondere in öffentlichen Bauprojekten die sogenannte "Präqualifizierung" ein gängiges Verfahren, bei dem die Eignung von Unternehmen für die Vergabe von Bauleistungen überprüft wird. Es dient dazu, sicherzustellen, dass die Unternehmen die erforderlichen fachlichen, finanziellen und organisatorischen Voraussetzungen erfüllen, um Bauprojekte erfolgreich durchzuführen.
Im Zusammenhang mit den Unbedenklichkeitsbescheinigung gilt es zu beachten, dass für alle Nach- und Subunternehmer, die nicht präqualifiziert sind, also keinen Nachweise über die Eignung erbracht haben, auf jeden fall eine Unbedenklichkeitsbescheinigung oder vergleichbares benötigt wird. Zur Präqualifizierung finden Sie demnächst ebenfalls hier mehr Informationen.
Die zur Entlastung notwendigen Bescheinigungen können in zwei Kategorien eingeteilt werden. In Firmenbescheinigungen und in Mitarbeiterbescheinigungen. Besonders für den Nachweis der Plausibilisierung gegenüber Behörden und Sozialversicherungstellen spielen hier die sogenannten “Unbedenklichkeitsbescheinigungen” eine besonders große Rolle. Sie sind den unternehmensbezogenen Bescheinigungen zugeordnet.
Unbedenklichkeistbescheinigungen? Was ist darunter zu verstehen? Wie der Name schon sagt, gibt diese Bescheinigungsart Auskunft über die “Unbedenklichkeit” im Zusammenhang mit Zahlungen, Tätigkeiten oder behördlichen Erlaubnissen. Sie ist also eine Art Zeugnis, dass einem Unternehmen das ordnungsgemäße Handeln im Rahmen der zugrundeliegenden rechtlichen Bedingungen bestätigt. Für Sie als Generalunternehmer unerlässlich, wenn es um Verlässlichkeit, Vertrauen und letztendlich Haftung entlang der gesamten Nach- und Subunternehmerkette geht.
Eine frohe Botschaft an dieser Stelle: Unbedenklichkeitsbescheinigungen tragen nachweislich sozialversicherungsrechtlich für Sie als Generalunternehmer zur Enthaftung bei. Damit im Ernstfall effektiver Schutz vor Bußgeldern, Ausschluss von Ausschreibung oder gar Haftstrafen gewährleistet ist, sind einige Parameter zu beachten. Dass Unbedenklichkeitsbescheinigungen für den gesamten Bauauftrag lückenlos vorliegen müssen, wissen Sie bestimmt. Dass es unterschiedliche Unbedenklichkeitsbescheinigungen gibt auch. Doch welche sind für Sie als GU relevant und warum?
Wenn Ihre Haftung als GU zum Tragen kommt, sind Unbedenklichkeitsbescheinigungen in qualifizierte und nicht-qualifizierte zu unterscheiden. Wichtig hierbei: Ausschließlich durch die qualifizierten Unbedenklichkeitsbescheinigungen kann den Behörden und Sozialversicherungseinzugsstellen die gewissenhafte Prüfung und Plausibilisierung des NU nachgewiesen werden.
Wie unterscheiden sich also qualifizierte und nicht qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigungen?
Nicht-qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigungen
enthalten lediglich die Information, dass der NU seinen Zahlungsverpflichtungen nachgekommen ist. Weitere Details hierzu fehlen, weshalb GU-haftungstechnisch diese Bescheinigungen wertlos sind, da wesentliche Informationen für die Plausibilisierung fehlen. Bei einer Prüfung durch den Zoll, die Berufsgenossenschaft oder Sozialkassen können keine verwertbaren Daten entnommen werden.
Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigungen
hingegen enthalten unter anderem gemeldete Jahresarbeitsentgelte nach Lohngruppen (angestellt/gewerblich) beziehungsweise für Arbeitsmonate aufgeführte Bruttoarbeitslohnsummen und die Anzahl der Mitarbeiter in Lohngruppen (angestellt/gewerblich). Ausschließlich mit diesen Informationen ist eine Prüfung und Plausibilisierung möglich und gegenüber den Behörden und Sozialversicherungseinzugsstellen nachweisbar. Insofern die qualifizierten Unbedenklichkeitsbescheinigungen lückenlos von der Beauftragung bis zur Schlussrechnung des NU vorliegen, wirken diese für den GU enthaftend.
“Damit eine Unbedenklichkeitsbescheinigung als qualifiziert gehandelt wird und zur Enthaftung beiträgt, muss sie belastbares Zahlenwerk zu Lohnzahlungen und Mitarbeitenden beinhalten.“
Wer stellt Unbedenklichkeitsbescheinigungen aus?
Unbedenklichkeitsbescheinigungen werden von den Sozialkassen (z.B. SOKA-BAU oder ULAK) und Berufsgenossenschaften (z.B. BG BAU) ausgestellt und können eine Gültigkeitsdauer ab Ausstellungsdatum von bis zu sechs Monaten haben. Aufgepasst: Im Laufe der Zeit haben sich die Bezeichnungen verändert, so dass das Wort "Unbedenklichkeit" nicht mehr zwangsläufig enthalten ist. Im Falle der BG BAU wird weiterhin die Bezeichnung "Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung" verwendet, wohingegen bei der SOKA-BAU das Wort "Unbedenklichkeit" gar nicht mehr vorkommt. Hier wird von der "SOKA-BAU-Bescheinigung (erweitert)" in Verbindung mit der "Beitrags- und Meldebescheinigung" gesprochen. Zudem besteht die Möglichkeit, einer projektbezogenen SOKA-BAU-Bescheinigung, auch "Bürgenfrühwarnsystem" genannt, nach Vollmacht durch den Auftragnehmer zu beziehen.
Über welche Wege können Sie als Generalunternehmer die relevanten Unbedenklichkeitsbescheinigungen erhalten?
Ein GU kann diese Bescheinigungen direkt vom NU einfordern. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit für den GU über eine Vollmacht des NU, diese Bescheinigungen direkt von der Sozialversicherungseinzugsstelle abzurufen. Gut zu wissen ist darüber hinaus noch, dass es im Rahmen der Unbedenklichkeitsbescheinigungen auch sog. Negativbescheinigungen gibt. Diese werden dann wichtig, wenn der NU nicht an der Teilnahme am Sozialkassenverfahren verpflichtet ist. Mit den Negativbescheinigungen bestätigt dies die entsprechende Sozialversicherungseinzugsstelle. Auch diese Bescheinigungen muss ein GU vom NU einfordern und bei Betriebsprüfungen durch Behörden oder Sozialversicherungseinzugsstellen vorlegen.
Seit dem 18.07.23 bietet die BG BAU Generalunternehmern erstmals die Möglichkeit Unbedenklichkeitsbescheinigungen in digital Form zu erhalten und in Echtzeit zu prüfen. Erfahren Sie hier mehr dazu: Unbedenklichkeitsbescheinigung der BG BAU mit digitaler Echtheitsprüfung.
Hier finden Sie Informationen zu Bescheinigungen von BG-BAU und SOKA-BAU:
Qualifizierte Unbedenklichkeitsbescheinigung BG BAU
Gemeinsame Vollmacht BG BAU, Krankenkassen und SOKA-BAU zur Anforderung von Bescheinigungen
Erweiterte SOKA-BAU-Bescheinigung bzw. Beitrags- und Meldebescheinigung
Neben den (qualifizierten) Unbedenklichkeitsbescheinigungen, finden sich häufig weitere Bescheinigungstypen.
Enthaftungsbescheinigung
Ist ein Betrieb zur Beitragszahlung verpflichtet, kann er anstatt der Ausstellung einer (qualifizierten) Unbedenklichkeitsbescheinigung auch die Ausstellung einer Enthaftungsbescheinigung beantragen. Die Enthaftungsbescheinigung dient ebenfalls dazu, den Nachweis zu erbringen, dass ein Unternehmen seine Beitragspflichten gegenüber der SOKA-BAU erfüllt hat. Die Enthaftungsbescheinigung weißt ebenfalls die gemeldete Bruttolohnsumme sowie die Anzahl der gemeldeten, gewerblichen Arbeitnehmer aus. Sie enthaftet den (potenziellen) Auftraggeber bis zu einer Haftungsobergrenze, die sich aus der durchschnittlich gemeldeten Bruttolohnsumme der letzten 6 Monate ergibt. Darüber hinaus gilt es die Gültigkeitsdauer der Enthaftungsbescheinigung - in der Regel 6 Monate ab Ausstellungsdatum - zu beachten. Zwar ist auf der Enthaftungsbescheinigung kein spezifisches Projekt genannt, allerdings findet sich auf der Seite der SOKA der Hinweis, dass "sich der Auftraggeber für ein konkretes Auftragsverhältnis von der Haftung befreien"1 kann.
Negativbescheinigung
Fällt ein Betrieb hingegen nicht unter die Tarifverträge des Baugewerbes und ist dadurch nicht zur Teilnahme am Sozialkassenverfahren verpflichtet, kann er dies durch eine Negativbescheinigung bzw. Nicht-Teilnahme-Bescheinigung bestätigen lassen. Hierfür beantragt er die Teilnahmeprüfung seines Betriebes bei der Sozialkasse des Baugewerbes (SOKA BAU). Ergibt die Prüfung der SOKA, dass keine Teilnahmepflicht besteht, wird eine Negativbescheinigung erstellt. Diese ist so lange gültig, wie sich die betriebliche Tätigkeit oder Betriebsstruktur des Betriebs nicht ändert. Da diese Änderungen für den Auftraggeber gegebenenfalls nicht offensichtlich erfolgen könnten, sollte er in regelmäßigen Abständen auf eine erneute Prüfung des Auftragnehmers durch die Sozialkasse bestehen.
Wie lange sind diese Dokumente gültig?
Die Gültigkeitsdauern der in diesem Artikel genannten Dokumente sind in der Regel abhängig vom jeweiligen Nachweis-Typ und ggf. von den Rahmenbedingungen der Ausstellung. Sie möchten mehr zu den Gültigkeitsdauern der genannten Nachweise erfahren? Dann sprechen Sie uns gerne an.
Die DSGVO-konforme Verwaltung sämtlicher Dokumente kann im Laufe eines Bauvorhabens ein aufwändiger Prozess werden. Lückenlose Dokumentation und Überwachung der Gültigkeitsdauern bei einer Vielzahl an Nachunternehmern eine echte Herausforderung. Mit den ganzheitlichen Hard- und Softwarelösungen von DEXEVO behalten Sie jederzeit den Überblick über Ihr Bescheinigungswesen, beschleunigen Ihre Administration und schließen Nachweislücken. So sparen Sie Zeit und minimieren das Risiko rechtlicher Konsequenzen. Unsere Tools bieten Ihnen mit intelligenter Prozessunterstützung ein Höchstmaß an Rechtssicherheit und Enthaftung. Wie das genau funktioniert, erfahren Sie direkt bei uns.
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